Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

1. Marco normativo

La presente política se expide en cumplimiento de las siguientes normas colombianas sobre protección de datos personales y privacidad:

La Asociación Gremial de Tributaristas Innovadores de Colombia — ATIC (en adelante "ATIC" o "la Asociación"), identificada con NIT 901.347.529-2, en su calidad de responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, adopta la presente política para garantizar los derechos constitucionales y legales de sus asociados, clientes, usuarios y demás grupos de interés.

2. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política fue actualizada y aprobada en octubre de 2026. Su contenido se revisará periódicamente y podrá ser modificado para reflejar cambios normativos, tecnológicos u organizacionales.

Las bases de datos administradas por ATIC permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política, las obligaciones legales aplicables y los requerimientos de las autoridades competentes.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En esta política, ATIC.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión o transferencia.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Herramienta de inteligencia artificial (IA): sistema informático capaz de procesar, analizar o generar información mediante técnicas de aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural u otras tecnologías computacionales avanzadas.

4. Principios del tratamiento de datos

ATIC aplica los siguientes principios en toda actividad de tratamiento de datos personales, incluidas aquellas que involucren herramientas de inteligencia artificial:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y demás disposiciones vigentes.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: el titular puede conocer en cualquier momento la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo se tratan por personas autorizadas y para los fines autorizados.
• Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

5. Tratamiento y finalidad de los datos personales

Los datos personales recolectados por ATIC serán tratados (recolectados, almacenados, usados, circulados, actualizados, transmitidos, transferidos y/o suprimidos) para las siguientes finalidades:

• Desarrollo y mantenimiento de la relación comercial, gremial y educativa entre el titular y ATIC.
• Prestación de los servicios de formación, consultoría, acompañamiento tributario y contable que ofrece ATIC.
• Gestión de afiliaciones, membresías y participación en eventos, talleres, congresos y programas académicos.
• Envío de información sobre novedades normativas, tributarias y contables de interés para el titular.
• Envío de comunicaciones comerciales, publicitarias y de mercadeo relacionadas con los productos y servicios de ATIC, respetando en todo momento el derecho del titular a no ser contactado (Ley 2300 de 2023).
• Registros contables y financieros propios de la operación de la Asociación.
• Reportes a autoridades de vigilancia y control cuando así lo exija la ley.
• Mejora de los servicios mediante el uso de herramientas tecnológicas, incluyendo inteligencia artificial, en los términos descritos en la sección 8 de esta política.
• Demás usos administrativos y operativos enmarcados en la relación suscrita entre el titular y ATIC.

En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, el titular podrá solicitar en cualquier momento que ATIC se abstenga de contactarlo con fines comerciales, publicitarios o de mercadeo, sin que ello afecte la prestación de los servicios contratados. Para ello podrá comunicarse a través de los canales indicados en la sección 18 de esta política.

6. Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ATIC. Este derecho podrá ejercerse frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ATIC para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Solicitar que no se le contacte con fines comerciales, publicitarios o de mercadeo (Ley 2300 de 2023).
• Conocer si sus datos personales han sido procesados por herramientas de inteligencia artificial y solicitar revisión humana de las decisiones derivadas de dicho procesamiento.

7. Autorización del titular

ATIC recolecta datos personales únicamente previa autorización informada del titular, la cual podrá obtenerse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó la autorización. La autorización incluirá, como mínimo, la finalidad del tratamiento y los derechos del titular.

La autorización no será necesaria en los siguientes casos previstos por la ley: datos de naturaleza pública, datos requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos ordenados por sentencia judicial, datos de urgencia médica o sanitaria, y tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

8. Uso de herramientas de inteligencia artificial

En atención a la Circular Externa 002 de 2023 de la Superintendencia de Industria y Comercio, ATIC se compromete a cumplir los siguientes lineamientos cuando el tratamiento de datos personales involucre herramientas de inteligencia artificial:

• Finalidad y proporcionalidad: solo se compartirán con herramientas de IA los datos estrictamente necesarios para la finalidad informada al titular. No se utilizarán datos personales para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros sin consentimiento expreso.
• Transparencia: ATIC informará a los titulares cuando sus datos personales sean procesados mediante herramientas de inteligencia artificial, indicando la finalidad y el alcance de dicho procesamiento.
• Supervisión humana: ATIC no adoptará decisiones que afecten significativamente al titular basándose únicamente en tratamientos automatizados. Toda decisión relevante derivada de un procesamiento de IA contará con revisión e intervención humana.
• Seguridad y confidencialidad: las herramientas de IA utilizadas operarán bajo acuerdos de confidencialidad, términos de servicio y/o políticas de privacidad que garanticen niveles adecuados de protección de la información.
• Derecho de revisión: el titular podrá solicitar en cualquier momento información sobre si sus datos fueron procesados por una herramienta de IA, la lógica general del procesamiento, y una revisión humana de los resultados obtenidos.
• Minimización de datos: cuando se utilicen herramientas de IA, se anonimizarán o seudonimizarán los datos personales siempre que la finalidad del tratamiento lo permita.

9. Transferencia internacional de datos

En razón del uso de plataformas tecnológicas, servicios en la nube y herramientas de inteligencia artificial cuyos servidores pueden encontrarse fuera de Colombia, ATIC podrá realizar transferencias internacionales de datos personales.

En estos casos, ATIC garantiza que:

• La transferencia se realiza únicamente a países que cuenten con niveles adecuados de protección de datos según lo definido por la Superintendencia de Industria y Comercio, o bajo las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Se suscriben cláusulas contractuales o se verifican políticas de privacidad de los proveedores que aseguren el cumplimiento de los principios de protección de datos establecidos en la legislación colombiana.
• El titular ha sido informado y ha autorizado dicha transferencia como parte del consentimiento otorgado a ATIC.

10. Registro Nacional de Bases de Datos

ATIC se compromete a inscribir y mantener actualizado el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la SIC.

11. Conservación de los datos personales

ATIC conservará los datos personales durante el tiempo que subsista la relación comercial, gremial o contractual con el titular, y hasta por diez (10) años después de su terminación, salvo que una disposición legal exija un plazo diferente o que el titular solicite la supresión de sus datos conforme a la ley.

Cumplido el plazo de conservación y sin que exista obligación legal que imponga su mantenimiento, los datos serán eliminados de forma segura de las bases de datos de ATIC.

12. Procedimiento de consultas y reclamos

Consultas

El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de ATIC. La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho plazo, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo ante ATIC a través del correo electrónico contacto@aliadoscontadores.com.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos y la solicitud concreta. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderlo en dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Responsable de la protección de datos personales

La función de protección de datos personales está a cargo de la Dirección General de ATIC, la cual podrá ser contactada a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico: contacto@aliadoscontadores.com
• Comunicaciones escritas dirigidas a la dirección física de ATIC.
• Llamadas telefónicas o mensajes de WhatsApp a los números indicados en la sección 18.

14. Aclaraciones para entornos virtuales

Además de lo establecido en las secciones anteriores, la presente política rige el acceso y uso del sitio web www.aliadoscontadores.com, incluyendo cualquier contenido, funcionalidad y servicio ofrecido en el sitio web o en cualquiera de sus subdominios, enlaces, redes sociales y páginas asociadas, ya sea como visitante o como usuario registrado.

Información que recopilamos

Al acceder al sitio web, ATIC podrá obtener información sobre el usuario de dos formas: la que el usuario proporciona voluntariamente al completar formularios, registrarse, realizar compras o comunicarse a través de formularios de contacto; y la que se recopila automáticamente mediante tecnologías como Google Analytics, cookies y píxeles de redes sociales (tipo de dispositivo, dirección IP, sistema operativo, navegador, ubicación aproximada y patrones de navegación).

La información recopilada automáticamente se utiliza con fines estadísticos y de mejora del sitio web. En la medida en que el usuario proporcione voluntariamente datos personales, la información recopilada automáticamente podrá asociarse a dichos datos.

Uso de cookies

El sitio web utiliza cookies (pequeños archivos de texto almacenados en el dispositivo del usuario) para recopilar información sobre el uso del sitio. Las cookies permiten registrar la fecha y hora de las visitas, las páginas visitadas y el tiempo de permanencia. El usuario puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede limitar algunas funcionalidades del sitio.

ATIC podrá utilizar píxeles de redes sociales que permiten personalizar mensajes publicitarios. Algunos contenidos o aplicaciones del sitio web pueden ser provistos por terceros que utilizan sus propias cookies y tecnologías de seguimiento. ATIC no controla las tecnologías de estos terceros; cualquier consulta sobre contenido dirigido deberá remitirse directamente al proveedor responsable.

Políticas de correo electrónico

ATIC se compromete a mantener confidencial la dirección de correo electrónico de sus usuarios. Las direcciones no se venden ni alquilan a terceros. Todos los correos electrónicos enviados por ATIC incluirán información clara sobre el remitente y un enlace para cancelar la suscripción. Los usuarios que deseen dejar de recibir comunicaciones comerciales podrán hacerlo en cualquier momento utilizando dicho enlace o escribiendo a contacto@aliadoscontadores.com.

15. Derechos adicionales para visitantes de la Unión Europea (GDPR)

Los usuarios ubicados dentro de la Unión Europea gozan de derechos adicionales en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que incluyen:

• Derecho de acceso a sus datos personales almacenados por ATIC.
• Derecho de rectificación o supresión de sus datos personales.
• Derecho a solicitar la restricción del procesamiento de sus datos.
• Derecho a oponerse al procesamiento de sus datos.
• Derecho a la portabilidad de sus datos.
• Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin afectar la legalidad del procesamiento previo.
• Derecho a presentar una queja ante la autoridad de supervisión competente.

ATIC retendrá la información proporcionada por estos usuarios hasta que se solicite su eliminación, se decida cambiar de proveedor de datos, o se determine que el costo de conservación supera su utilidad.

16. Menores de edad

El sitio web y los servicios de ATIC no están destinados a menores de 18 años. ATIC no recopila deliberadamente información personal de menores de edad. Si se detecta que se han recolectado datos de un menor sin la verificación del consentimiento de sus padres o representantes legales, dicha información será eliminada de inmediato.

Si usted considera que ATIC ha recopilado información de un menor de 18 años, puede comunicarse a contacto@aliadoscontadores.com.

17. Cambios en la política

ATIC se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio será publicado en esta página y, cuando se trate de modificaciones sustanciales en la forma en que se tratan los datos personales, se notificará a los titulares por correo electrónico y/o mediante un aviso visible en el sitio web. La fecha de la última actualización se indica al inicio de este documento.

18. Datos de contacto